Planeación y aplicación de entrevista - Entrevista semiestructurada

Planeación y aplicación de entrevista - Entrevista semiestructurada

Fecha: 15 de Mayo de 2019

Entrevistada: Dulce María Preza

Entrevistador: Montserrat Sánchez Medina.

Objetivo: Conocer la gestión de la empresa, la imagen que proyecta, el manejo de recursos humanos, económicos y herramientas tecnológicas que maneja en su empresa y el manejo de habilidades, creatividad y organización que realiza antes, durante y después de un evento.

Buenos días, antes que nada, muchas gracias por recibirme y regalarme un poco de su tiempo paras la realización de esta entrevista, el motivo de ésta es para conocer la organización de los eventos, es decir, qué hay detrás de un evento, antes, durante y después del mismo.

1.    ¿cuál es tu nombre?

Dulce Mería Preza

2.    ¿Qué edad tienes?

48 años.

3.    ¿Siempre has vivido aquí en la ciudad de Chetumal, Quintana Roo?

Si, aquí nací, crecí y me formé profesionalmente.

4.    ¿Qué estudiaste?

Yo estudié Administración de empresas

5.    ¿Para ti, qué es un evento?

Es la manera de solucionarle un día de problemas al cliente, garantizarle que lo que él quiere ofrecer estará perfectamente organizado, sin importar el tipo de evento que sea, ya sea, familiar, social, deportivo o empresarial.

6.    ¿Un organizador de eventos nace o se hace?

Yo creo que ambas, uno nace con esa labia de ser empático con la gente, además, tienes que tener cualidades para ello, y aptitudes, que algunas ya tienes y otras las aprenderás con la práctica, además, ser muy ordenada y metódica para la organización, y creativa para el diseño.

7.    ¿Consideras que la formación es importante para la práctica de esta profesión?

Claro que sí, como en todas las profesiones, hay cosas que se aprenden de forma empírica, y otras para las que hay que prepararse, pero también hay muchísimas cosas que no se pueden enseñar y uno va aprendiendo de los errores.

8.    Desde tu experiencia profesional, ¿cuáles son las claves para que un evento salga bien y sea una experiencia agradable y memorable?

La planificación y previsión de cada detalle es importantísimo. Dependiendo del tipo de evento, si es boda, pues sorprender a los novios y a los invitados en cada momento, y si es un evento empresarial o cívico, pues tener todo listo en su lugar en el momento que los encargados dispongan.

9.    ¿Cuáles consideras que deben ser las aptitudes de un organizador de eventos?

Empatía, organización y creatividad.

10. ¿Por qué es importante conocer nociones básicas del protocolo y etiqueta en la organización de cualquier tipo de evento?

Yo diría que es esencial, porque siempre debes ofrecer resultados a los clientes, que ellos vean y sientan que tú tienes el control en la organización para generar su confianza.

11. ¿Cuál es el recurso humano y las herramientas tecnológicas que utilizas en tus eventos?

Pues realmente el recurso humano no es mucho, tengo dos asistentes que son las que me apoyan con la gestión, imagen, planeación y la agenda, logística antes y durante los eventos y coordinación de proveedores, y un contador quien es el que maneja y orienta en el manejo de presupuesto de los clientes. Y pues dentro de los proveedores, tengo un catálogo de salones y lugares para ofrecer los eventos, catálogos de servicio catálogo de pastelerías, catálogo de staff de meseros, una lista de servicio de catering, catálogo de boutiques de vestidos de noche y de bodas, catálogos de servicio de carros y limosinas, catálogo de servicio de música en vivo de y luz y sonido, una lista de prensa y medios de comunicación, en fin, todo para poder armar y organizar un evento.

12. ¿Qué publicidad manejas para ofrecer tus servicios?

Manejo mucho el face book y tarjetas de presentación, aunque definitivamente lo que le da más confiabilidad y crédito a mi empresa es la publicidad de boca en boca, porque no hay nada como una MUY BUENA RECOMENDACIÓN por tu excelente servicio.

13. En el caso de una boda ¿Cómo es el día a día de una wedding planner?

Ordenador, teléfono, citas, presupuestos e ir corrigiendo estos en función de los gustos de los clientes y de sus posibilidades, todo esto, entre semana. El viernes llenar furgones o camiones para el evento(s) de esa semana y viernes y/o sábado con montajes. Finalmente, el domingo coordinar recogidas y nos quedan unas horas del día para descansar. No es sencillo ya que son muchas horas de trabajo.

14. Cuando organizas una boda, ¿por dónde empiezas? ¿Qué es lo más importante para ti?

Lo primero es saber qué tipo de boda quiere el cliente ya que para hacer el diseño es esencial, hay que captar bien cuáles son sus gustos y lo que esperan. Y luego en función de esto elegir la fecha si no la tienen, el timing del día. No es lo mismo mayo que julio que octubre, por ejemplo.

15. ¿Qué es lo que te resulta más complicado a la hora de organizar una boda? ¿Cuál es problema más frecuente con el que te has encontrado?

La principal preocupación por parte de los novios y nuestra es la meteorología. Es lo único que no podemos controlar, aunque sí remediarlo.

  

16. En la realización de una boda ¿Qué la hace que sea única y especial?

Cada boda única, diferente, las hay de día, las hay de noche, en el mar, e un salón, en un jardín, sencilla o elegante, todas y cada una son momentos únicos y maravillosos. Diseñamos cada momento y espacio para ello; el conjunto de todo es lo que lo hace único.

17. ¿Qué mensaje te gusta transmitir en cada evento que organizas?

Me gusta transmitir profesionalismo, seguridad y confianza. Que el cliente se sienta satisfecho con el producto que le ofrezco. Porque cada cliente desea enviar un mensaje a sus invitados y mi trabajo es crear y ofrecer ese mensaje que el cliente me pide.

18. ¿Cuál fue es el evento más complejo que has tenido que organizar y por qué?

Uno de los eventos más complejos que me ha tocado organizar fue un evento de trabajo para un abogado, ya que me pidió seguridad durante el evento y ciertos detalles de ultimo momento que me solicitó para los que tuve que improvisar y dar solución.

19. ¿Qué es lo peor que puede pasar durante el evento? ¿Cómo puedes evitarlo?

Muchas cosas, desde que se le tenga que hacer modificaciones a un vestido de novia o de VX AÑOS, hasta la cancelación de la asistencia de algún empresario a la reunión de negocios, fallas técnicas en las pruebas de audio y sonido o ambientación, en fin, muchas cosas. Pero lo importante es saber como darle una rápida solución.

20. ¿Y el que recuerdas con mayor satisfacción y por qué?

La boda de mi prima, ya que fue una boda de ensueño, no es por nada, pero me lucí con ella. Todo fue hermoso, el vestido, el ramo, los arreglos, la decoración, el pastel y por supuesto, la organización.

Pues de verdad, que le reitero mi agradecimiento por darme un poco de su tiempo para darme esta entrevista. Muchas gracias.