Anteproyecto Marketing en la empresa de organización de eventos en Chetumal, Quintana Roo

Marketing en la empresa de organización de eventos en Chetumal, Quintana Roo

1.   Objetivos

1.1. Objetivo Generales:

• Auxiliar en todos los aspectos necesarios para la planificación, organización, ejecución y evaluación de un evento o exposición hacia una determinada meta; así, el éxito depende del conocimiento que se tenga de las diferentes técnicas o de la combinación de sus elementos.

•  Tener contacto directo con los clientes potenciales.

•  Conseguir la ausencia de problemas, tanto en la planificación como a lo largo de la ejecución del evento.

• La reducción de costes.

1.2. Objetivos específicos

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• Asegurar el retorno de la inversión conocido en marketing como ROI

• Ofrecer diversidad y originalidad en el evento.

• Mejorar la visibilidad de la empresa dando detalles de los valores de la misma.

• Permitir alcanzar los objetivos estratégicos.

• Aclarar con el cliente los puntos básicos del evento: tipo de público, qué es lo que pretendemos con el evento, de qué presupuesto disponemos, cuál es la imagen de la empresa.

• Planificar y prevenir imprevistos para evitar riesgos.

• Ofrecer al cliente eventos efectivos y creativos con resultados medibles y palpables.

• Emplear los recursos tecnológicos cuando sea realmente necesario y cuando lo demanda el mensaje que queremos transmitir.

2.  Definición del mercado y público objetivo

El sector de la organización de eventos resulta muy amplio en relación a la cantidad de servicios y ámbitos en los que se puede llegar a trabajar. El mercado meta al que está enfocado mi proyecto es la población en general de la ciudad de Chetumal, Quintana Roo, ya que es una ciudad chica con grandes oportunidades de crecimiento, y cercana a la ciudad de Cancún, ciudad caracterizada por ser turística, por lo que Chetumal es una buena área de oportunidad, ya que todavía no hay fuerte competencia en este ramo empresarial . Así mismo, es imprescindible llegar a decidir acerca de qué tipos de eventos interesa más planificar. A grandes rasgos podemos diferenciar entre:

Eventos conmemorativos. Son actos de carácter formal dirigidos a recordar figuras y eventos importantes. Generalmente, las partidas presupuestarias que se derivan a este tipo de actividades son considerables.

Actos de celebración. Suelen tener un carácter más festivo e incluyen eventos de distintos tipos y naturaleza, desde aniversarios, bodas, hasta ferias o reuniones.

Eventos promocionales. Para las empresas de organización de eventos que desean focalizarse al ámbito de los negocios, este objetivo suele ser su preferido. Dentro de esta área se incluyen los lanzamientos de marca, presentaciones de producto, ruedas de prensa con carácter publicitario, etc.

Conferencias y fines educacionales. Existen algunos negocios dedicados a la organización de eventos de tipo educación, como graduaciones estudiantiles, reuniones, congresos, etc. Si prefieres dedicarte a un sector empresarial más serio y formal, esta opción puede que te interese más.

Eventos sostenibles. En la actualidad existe una mayor preocupación por el medioambiente y el desarrollo sostenible. Por ello, cada vez más se están reclamando los servicios de organización de eventos comprometidos con el entorno en el que se desarrollan.

3.  Recursos a emplear

Para la realización de esta empresa de organización de eventos se necesitarán los siguientes recursos básicos:

Económicos. - Es el presupuesto en que se incurrirá, por lo que hay que definirlo bien, es básico para que un evento funcione, es conveniente señalar que se deben considerar costos de pre y post venta, y no concentrarse únicamente en actividades propias del evento. Lo más recomendable es definir los gastos por semana y establecer de dónde se obtendrán los recursos.

Humanos. - Se deberán considerar el número necesario de personas y definir las funciones de cada persona de acuerdo a su experiencia, responsabilidad y autoridad, ponerlas por escrito, establecer un organigrama y los responsables a quienes deben reportar, con el objeto de lograr la excelencia en el evento.

Técnicos. - Se incluyen todos aquellos materiales y equipos que se requieren como impresos, papelería, gafetes, reconocimientos, diplomas, obsequios, carpetas de información, etc., para lograr la mayor efectividad posible en la realización de cada una de las actividades.

Instalaciones. - Es el lugar en dónde se va a realizar el evento: espacios abiertos o cerrados y servicios con los que se cuenten.

Mercadotecnia. – Se podrá hacer uso de un plan de mercadotecnia y publicidad, haciendo uso del periódico, volantes, tarjetas de presentación, radio y tv, según el tipo y naturaleza de evento a organizar y de la cartera del cliente.

4. Plan de trabajo